Si te piden una firma electrónica avanzada para un solo documento, no siempre tienes que comprar un certificado anual. Te explicamos los dos caminos y cuándo conviene cada uno.
El malentendido más común
Pasa seguido: alguien te pide un documento con firma electrónica avanzada, buscas en internet y lo primero que aparece son certificados que se venden por uno, dos o tres años. Entonces concluyes que para firmar una vez tienes que comprar un año entero.
No es así. En Chile hay dos caminos distintos para llegar a una firma avanzada, y solo uno de ellos implica comprar un certificado a tu nombre.
Camino 1: comprar tu propio certificado
Compras un certificado de firma electrónica avanzada a tu nombre, lo instalas en tu computador y con él firmas todo lo que quieras durante su vigencia.
Cuándo conviene: cuando firmas seguido. Un contador que firma declaraciones todos los meses, un representante legal que firma decenas de documentos al año, o alguien que necesita el certificado para operar ante el SII.
Cuándo no: si vas a firmar uno o dos documentos en el año, pagas por una capacidad que no vas a usar. Y además tienes que instalarlo, cuidarlo y renovarlo.
Camino 2: firmar el documento puntual, sin certificado propio
El segundo camino es firmar ese documento, no comprar la herramienta. Te llega un enlace, verificas tu identidad con ClaveÚnica, firmas y recibes el documento firmado con su código de verificación.
No instalas nada, no compras un certificado a tu nombre y no tienes nada que renovar después. Pagas por el documento que firmaste, no por un año de servicio.
Cuándo conviene: un poder, un contrato puntual, una declaración jurada, un documento que te pidieron una vez. Que es, para la mayoría de las personas y de las pymes chicas, prácticamente siempre.
Cuál de los dos te corresponde
La pregunta que ordena la decisión no es cuánto cuesta, sino cuántas veces vas a firmar:
- Una o dos veces al año → firma el documento puntual. Comprar un certificado anual para eso es pagar de más.
- Todos los meses, o es parte de tu trabajo → el certificado propio se paga solo, y además lo vas a necesitar para otras cosas.
- Lo necesitas para emitir facturas ante el SII → ahí no hay alternativa: ese es un certificado a tu nombre, y es otro producto. Lo explicamos en esta guía del certificado digital del SII.
Una advertencia que ahorra disgustos
Antes de firmar, confirma con quien recibe el documento qué tipo de firma acepta. Muchos trámites que la gente cree que exigen firma avanzada se resuelven con una firma electrónica simple, que es más rápida y más barata.
Y al revés: hay actos que no se resuelven con ninguna firma electrónica. La compraventa de un inmueble, una hipoteca o un testamento siguen exigiendo escritura pública ante notario. Un finiquito laboral se puede firmar, pero necesita ratificarse ante un ministro de fe.
Quién puede firmar de forma avanzada
Un dato que sorprende y que conviene tener claro antes de partir: la firma avanzada la hace una persona natural, nunca una empresa. Si el documento lo firma una sociedad, quien firma es su representante legal con su propio RUN.
Esto importa porque el certificado se emite contra la identidad de una persona verificada con ClaveÚnica, y una empresa no tiene ClaveÚnica. Si el trámite sale a nombre de la empresa, esa firma no se va a poder ejecutar.
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