Qué te pide el SII para emitir facturas electrónicas, qué certificado necesitas, en qué orden se hace cada paso y los errores que dejan a una empresa nueva sin poder facturar.
Lo que el SII te pide, en orden
Para emitir una factura electrónica en Chile necesitas tres cosas, y tienen que estar en este orden:
- Inicio de actividades hecho ante el SII, con los giros que vas a facturar.
- Un certificado digital a nombre del representante legal o de quien vaya a firmar los documentos.
- La postulación a facturación electrónica aceptada, que es el paso que te habilita a emitir.
El orden importa: sin inicio de actividades el certificado no te sirve de nada, y sin certificado no puedes completar la postulación.
Qué certificado necesitas exactamente
Aquí está la confusión más común. Para facturar necesitas un certificado digital de firma electrónica, y ese certificado se emite a nombre de una persona: el representante legal de la empresa o alguien a quien la empresa autorice.
No es un certificado «de la empresa». La empresa aparece como contribuyente, pero quien firma los documentos tributarios es una persona con su RUN.
Y no confundas el certificado con la clave tributaria del SII: la clave te deja entrar al sitio, el certificado te deja firmar. Son cosas distintas y necesitas las dos.
Centralizar el certificado: el paso que casi nadie conoce
Una vez que tienes el certificado, hay un paso que se salta mucha gente y que después causa problemas: centralizarlo en el SII.
Centralizar es decirle al SII qué certificado va a usar tu empresa para firmar sus documentos tributarios. Si no lo haces, puedes tener el certificado instalado y aun así ver errores al intentar emitir.
Es un trámite corto dentro del sitio del SII, pero hay que hacerlo, y hay que hacerlo con el certificado ya instalado en el computador desde donde vas a facturar.
El facturador gratuito del SII y cuándo se queda corto
El SII tiene un facturador electrónico gratuito, y para una empresa que emite pocas facturas al mes funciona bien. Necesita igual el certificado digital: lo gratuito es el sistema de emisión, no la firma.
Se queda corto cuando emites muchos documentos, cuando necesitas integrarlo con tu sistema de ventas o cuando quieres emitir guías de despacho y notas de crédito con más comodidad. Ahí conviene un facturador de mercado.
En los dos casos el certificado es el mismo y el requisito no cambia.
Los cuatro errores que dejan a una empresa sin facturar
- Comprar el certificado antes del inicio de actividades. El certificado no caduca por esperar, pero no vas a poder usarlo hasta tener la empresa activa ante el SII.
- Emitirlo a nombre equivocado. Si el certificado sale a nombre de alguien que no es el representante legal ni está autorizado, no sirve para firmar los documentos de esa empresa.
- Instalarlo y no centralizarlo. El error más frecuente, y el más frustrante: todo parece listo y la emisión falla igual.
- Perder la clave del certificado. El archivo queda inservible y, mientras el certificado siga vigente, no se puede emitir otro para ese RUT sin darlo de baja primero. Guarda esa clave apenas la creas.
Cuánto demora todo
Si ya tienes tu empresa con inicio de actividades, el certificado se emite en línea el mismo día. Lo que suele tomar más tiempo no es la emisión: es instalarlo bien y completar la postulación en el SII.
Si todavía no tienes empresa, el orden completo es constituir, hacer el inicio de actividades y recién ahí el certificado. Puedes ver ese camino en nuestra página de creación de empresas.
¿Necesitas tu certificado para empezar a facturar?
En Apex Certificados lo emites en línea, sin ir a ninguna oficina, y te acompañamos a instalarlo y a centralizarlo en el SII para que puedas facturar el mismo día.
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